Aquellos que seguís neurObsesion desde sus comienzos sabéis que nos interesa mucho el diseño de las presentaciones. Aquellos que acabáis de llegar a nuestro blog estáis invitados a visitar nuestra sección de tutoriales, donde podréis encontrar muchos artículos sobre presentaciones, powerpoint, y otros temas relacionados. Siempre insistimos en que el diseño de una presentación no es simplemente poner colores más bonitos y un tipo de letra resultón. El diseño comienza con un lápiz y una hoja en blanco, ideando la forma más visual de acompañar nuestra charla. Es el equivalente a un storyboard de una película. Por supuesto que la estética puede ayudar a hacer más agradable la presentación, pero es sólo la última capa de trabajo, lo fundamental son los cimientos.

Lo que os proponemos hoy es que nos mandéis algunas diapositivas con las que no estéis muy satisfechos, para que podamos proponeros nuevas formas de presentarlas. La idea es que nos mandéis dos o tres diapositivas que estén relacionadas entre sí, con un texto explicando lo que queréis decir en cada una y una breve contextualización sobre el tema de la charla, el público al que va dirgido, el tipo de reunión en que lo vais a presentar… Podéis enviarnos vuestras diapositivas (en el formato que más rabia os de) a nuestra dirección neurobsesion@gmail.com.

Es posible que Al Gore no sea santo de vuestra devoción, pero es innegable que ha triunfado en el mundo de las presentaciones. Con su charla “Una Verdad Incómoda” consiguió un premio Oscar y un Nobel de la Paz. Yo me conformaría con disminuir el índice de bostezos, pero podéis aspirar a lo que queráis. En esta segunda entrega nos centraremos en 4 puntos importantes del diseño de las diapositivas. Si estás interesado en este tema puedes leer otros de nuestros artículos de la sección de tutoriales.

No pongas tanta letra. Y ponla más grande.

Mira esa presentación que acabas de preparar llena de diapositvas, cada una de ellas llena de lineas con un montón de información. Sentimos mucho aguarte la fiesta, pero hay algo que debes saber: hay una cantidad limitada de información que uno puede retener de una charla, y es muy probable que tu powerpoint se haya pasado de ese límite. Como presentador tienes que contar con ello y preguntarte ¿si el público sólo pudiera retener una idea de esta diapositiva, qué idea sería? La mayor parte de las veces puedes resumir esa idea en pocas palabras. Si no tienes más remedio que poner texto en una diapositiva deberías usar el mínimo de palabras que transmitan esa idea.

Hay un gurú de las presentaciones y de la comunicaciones llamado Guy Kawasaki que tiene una norma que podéis aprovechar: la regla del 10/20/30. Después de asistir a miles de charlas y presentaciones sintió una revelación y decidió evangelizar al resto de humanos sobre un mejor uso del powerpoint: el límite debería estar en 10 diapositivas, la tostada no debería durar más de 20 minutos y no debería contener ninguna fuente con un tamaño menor de 30 puntos. Según el bueno de Guy esto es el límite tolerable por el ser humano.

Cuando leí por primera vez esta regla me parecía imposible. Estaréis pensando en vuestra última sesión, que fácilmente podría responder a un 70/60/10. Está claro que una charla científica puede ser más compleja que una reunión rutinaria de una empresa, por lo que los límites pueden no ser tan estrictos. Sin llegar al extremo del 10/20/30, debemos tener en mente que charlas de más de 30 minutos suelen ser insufribles, y aunque necesitemos más de 10 diapositivas habría que mantener un número lo más reducido posible.

Lo que no es negociable es el tamaño de fuente. Menos de 30 puntos de tamaño hará que media sala se pierda el contenido de tus diapositivas. Si es imprescindible puedes dividir la diapositiva en varias, pero nunca seas tacaño con el tamaño de letra.

Quita esa horterada

El camino del maestro zen del powerpoint está lleno de peligros y tentaciones. Hay tantas opciones a nuestro alcance que es fácil caer en el exceso. Las animaciones y transiciones pueden darle un toque de distinción a tu presentación, pero de la misma manera puedes pasarte y crear un monstruo lento y vulgar. Lento porque a veces consumen más recursos del ordenador o porque tienes que esperar a que cada efecto acabe antes de pasar al siguiente. Vulgar porque la mayoría de efectos de powerpoint son de hace 10 años y no son precisamente el paradigma de la elegancia. Utiliza las mínimas imprescindibles y con la mayor sutileza posible.

Otras fuentes de “horterismo” en el powerpoint son los logotipos sobrecargados encabezando todas las diapositivas, los esquemas de color agresivos, tipografías inadecuadas, wordart, los cliparts de Microsoft, gifs animados… Huye de estas tentaciones, joven padawan. Si necesitas asesoramiento puedes leer nuestros artículos anteriores sobre cualquiera de estos temas.

Os repetimos uno de nuestros consejos de siempre: copia. Entra en páginas de webs con diseños que puedas utilizar para tu powerpoint. Fíjate en los carteles publicitarios, en las revistas, los periódicos, la infografía… Gente más experta en diseño que cualquiera de nosotros nos está chivando sus trucos en cada una de sus creaciones. Aprovéchalo, pero atribuye el mérito a quien lo merezca.

El tamaño importa

Ya hemos hecho referencia al tamaño de las imágenes en post previos, así que seremos breves. Cada archivo de imagen tiene un número de pixeles de información acumulados. A su vez cada proyector es capaz de mostrar una cantidad limitada de pixeles. Si tu imagen tiene más pixeles de información de los que es capaz de mostrar el proyector entonces la presentación tiene que cargar con un exceso de datos que no necesita. Esto es muy frecuente cuando usamos fotos hechas con cámaras digitales, que tienen cada vez sensores más sensibles y con más y más megapíxels. Este exceso no va a conseguir que se vea mejor, pero hará que la presentación fluya más lenta, a tirones, o incluso que se cuelgue.

El problema contrario es más evidente al ojo del público. Si pones imágenes con muy baja resolución y tratas de aumentarlas por encima de su tamaño máximo se verán “pixeladas” y eso, amigos, es muy cutre.

Si queréis saber más sobre el tamaño de imagen seguid este enlace a nuestro tutorial sobre adelgazamiento de powerpoints.

No seas chapucero

El diseño de una presentación no es sólo “tunear” un powerpoint cambiando los colores en el último momento o poner transiciones con confeti entre una diapositva y otra. Diseñar una charla es un ejercicio de planificación en el que constantemente debes preguntarte cuál es la mejor manera de trasmitir este mensaje a este público, y particularmente cómo hacerlo de forma más visual. Unos tendrán un talento artístico más evidente que otros, pero cualquiera puede hacer las cosas un poco menos chapuceras siguiendo unas pautas generales.

Al ojo humano le gustan los patrones, por eso cualquier diseño clásico sigue una rejilla o plantilla invisible que hace que de forma inconsciente las creaciones nos resulten ordenadas y agradables. No hace falta que creéis una plantilla muy compleja, pero con tratar de alinear los objetos de un conjunto y los márgenes de las diapositivas podríais daros por satisfechos. Mantener un estilo homogéneo a lo largo de una presentación ayuda a dar consistencia a la charla, así que no cambieis colores, tipografía y estilos cada diapositiva. Elegir el tipo de letra también es importante, así como el esquema de color. Dedicando un poco de tiempo a la planificación de estos aspectos podréis conseguir resultados más profesionales con poco esfuerzo.

Esta primera serie de cosas que debes evitar en tus charlas está centrada en la filosofía de las presentaciones y su preparación. La segunda entrega de este artículo se centra en aspectos más técnicos y será publicada muy pronto en Neurobsesion. Estas son nuestras recomendaciones:

Hay tres elementos que hacen única tu charla: el presentador, el mensaje y el público. Las posibles combinaciones de estos factores hacen de cada presentación algo diferente. No es la misma charla la que darías a un grupo de estudiantes que la que darías a un grupo de pacientes.

Es muy importante orientar tu presentación al público al que va dirigida. Tienes que interesarte por el conocimiento previo que tienen del tema, ver cuáles son sus objetivos, y qué aspectos les pueden interesar en particular.

Por esta razón no es muy recomendable hacer refritos de charlas previas. Por un lado creamos una especie de monstruo de Frankenstein hecho de retales, con una estructura poco clara. Por otro damos una imagen de desinterés en el público, hay que hacer que se sientan un poco especiales.

Es muy práctico usar diapositivas de presentaciones anteriores, pero siempre con un formato y un contenido que encaje dentro de la estructura de la nueva, y siempre sin abusar de este recurso.

El máximo exponente de la “muerte por powerpoint” es presentar sentado de espaldas al público. Demuestra una concepción completamente errónea de lo que debe ser una charla o una sesión. Si lo que queremos es leer un documento en voz alta entonces es más eficaz darle a cada uno una copia del documento y que lo lea cuando le resulte más conveniente. Pero si queremos dar una charla uno de los principales valores es el contacto visual.

Las diapositivas son un apoyo que no puede sustituir nuestra presentación. Hay que presentar de cara al público y tener en cuenta que nuestras diapositivas son sólo un apoyo, no lo principal. Estamos acostumbrados a que los oradores paren su charla al cambiar de diapositiva, miren a la pantalla y luego nos expliquen diapositiva por diapositiva. Si mantienes el contacto visual con el público mientras expones tus argumentos, con las diapositivas pasando en un segundo plano conseguirás un efecto muy positivo, ya que será difícil distraer la atención de tu mensaje.  

Siguiendo la mentalidad anterior, un puntero láser es algo que habría que usar con mucho cuidado (y no me refiero al riesgo de dejar a alguien ciego). Si quieres destacar algo de tu powerpoint diséñalo desde un principio de forma que sobresalga. Por ejemplo: alguien pone una tabla de un articulo escaneada y señala con su puntero la séptima fila que es la que nos interesa. Desde 5 metros el texto casi no se lee así que ni siquiera te molestes. Cuando prepares la charla coge los datos de esa tabla y piensa en qué es lo que resulta interesante para tus oyentes. Una vez identifiques estos elementos piensa en cómo presentarlos de forma que lo importante destaque. La mejor forma de usar el puntero láser es hacer una presentación que no necesite de puntero. 

Actualización: Se me había olvidado comentar otro punto negativo del puntero, el temblor “presencial”. Es inevitable que estemos nerviosos al presentar, pero si además tenemos un puntero láser en las manos es muy probable que lo usemos más allá de lo necesario y estemos cada dos palabras apuntando como locos a las diapositivas. Esto ya distrae de por sí a la audiencia, pero si además movemos el puntero en sacudidas circulares podemos hipnotizarlos con facilidad. Estáis avisados.

No hay momento más angustioso que cuando empiezas tu charla y la presentación no carga. Si tu powerpoint sólo era un apoyo puede que seas capaz de salir a flote con dignidad. Si por el contrario tu powerpoint contiene todos los datos y tu charla depende por completo de estas diapositivas (porque eres un poco vaguete y no te las sabes) entonces más te vale preparar un plan B e incluso un plan C.

Cuenta con que uses el programa que uses tendrás que adaptarlo al ordenador y proyector donde vayas a presentar. Si no sabes qué sistema operativo, suite ofimática o resolución del proyector te vas a encontrar, entonces ponte en lo peor.

Si usas las últimas versiones de Office tendrás que usar el asistente de compatibilidad y guardar el archivo en formato powerpoint 97-2007, que será compatible con la mayoría de versiones de Office disponibles (así que nada de guardar en .pptx si no sabes seguro que en el ordenador donde presentas lo va a poder abrir). Si eres de Mac y usas Keynote (enhorabuena por tu buen gusto) tienes dos opciones: o presentas con tu portátil Mac (tendrás que comprar los cables adaptadores), o exportas tu presentación a formato powerpoint. Esta opción no es infalible, así que tendrás que comprobar cómo ha quedado abriéndola antes en powerpoint para no llevarte sorpresas. Como plan C yo siempre exporto todas las diapositivas a imágenes en formato .jpg, que muy mal tiene que darse la cosa para que no las pueda reproducir. 

Y tampoco está de más llevar dos lápices de memoria o guardar todas tus presentaciones en el dropbox. Tienes que estar preparado para cualquier catástrofe.

Después de un mes de Abril poco productivo volvemos con nuestra serie de tutoriales de Powerpoint. El cajón de transiciones de powerpoint ha ido creciendo con el paso de los años y la aparición de nuevas versiones. Ahora hay muchas transiciones espectaculares (y en Apple Keynote todavía más) para usar en nuestras sesiones. De todas formas su uso indiscriminado puede tener un efecto egativo distrayendo al público del mensaje de nuestra charla. Nosotros, que somos muy atravesados, hemos decidido hacer un tutorial sobre las transiciones más antiguas. Trata de cómo usar alguna de las transiciones más clásicas del repertorio de una forma más visual para mejorar nuestra presentación. Si te interesa el tema te dejamos estos enlaces a nuestros tutoriales anteriores:

Herramientas básicas

Powerpoint: cómo bajar de peso

Pon color en tus diapositivas

Tipografía para médicos

Muerte por Powerpoint

El tutorial de hoy es sobre cuatro herramientas muy sencillas que harán que vuestro trabajo con powerpoint sea más cómodo y eficaz. Está orientado a un nivel básico, pero si no conocéis estas técnicas jamás llegaréis a ser jedis del powerpoint. Estáis avisados.

¿Vuestras presentaciones de powerpoint ocupan mucho? Este es un tutorial para ayudar a reducir esos kilos de más preparando nuestras imágenes para que se vean bien y ocupen poco. Está hecho en el Office de Mac OSX, por lo que los que usáis Windows encotraréis algunas diferencias. No obstante el proceso es igual, sólo cambia la colocación de los iconos y de las opciones.

Pon color en tus diapositivas

Elegir los colores para una presentación puede ser una labor muy complicada. El color no tiene sólo una función estética, también es una potente herramienta para destacar lo importante sobre lo superfluo. Una elección desafortunada de nuestra paleta de colores puede hacer más difícil leer el texto o comprender los gráficos. A veces combinaciones horteras impiden al público concentrarse en el mensaje (lo mismo sucede con el exceso de animaciones o los gif animados).

Esto parece más fácil de lo que es, y cuando nos ponemos manos a la obra podemos perder mucho tiempo hasta encontrar una combinación que nos guste. Si no quieres complicarte decídete por un fondo oscuro y un texto claro o a la inversa, de esta forma asegurarás la visibilidad. Huye de los temas prefabricados de Powerpoint, sobre todo de las versiones clásicas (esto incluye el azul intenso y la letras amarillas); huelen a rancio.

Si buscas algo más debes saber que cada presentación es diferente, y no hay una paleta de colores que siempre sea mejor o reglas absolutas que siempre se apliquen. En este artículo vamos a enseñarte a crear tus propias paletas de colores, pero si no te convence te ofrecemos otra solución muy eficaz.

Crea tu paleta y compártela

Si eres una persona creativa y te sientes inspirado, puedes empezar a mezclar colores y encontrar la combinación perfecta para tus diapositivas en kuler. Kuler en un servicio de adobe en el que puedes crear combinaciones de 5 colores, y añadirlas a la base de datos. Así puedes votar y utilizar las combinaciones de otros usuarios. Es muy útil y sencilla de utilizar.

Instrucciones (para que eso no te suene a chino tendrás que abrir kuler en otra ventana/pestaña de tu navegador): primero regístrate arriba a la derecha. Después si quieres crear tu paleta de colores escoge en el menú de la izquierda “create”. Puedes empezar a partir de un color y crear combinaciones con análogos, suplementarios… o puedes subir una imagen y usar sus colores. Cuando estés satisfecho puedes guardar y decidir si te quedas tu creación sólo para ti o compartes tu arte con el mundo exterior. Si quieres usar los colores de un tema para tu presentación de powerpoint tendrás que seguir los siguientes pasos: pulsa en el menú de la izquierda en themes, y después busca en la zona central bajo los colores un icono con tres líneas blancas horizontales como si fueran controladores, y púlsala. Ahora bajo los colores deberían aparecer una serie de valores numéricos. Fíjate en la fila que pone RGB. El color en los monitores de ordenador se forma combinado la luz roja (R) la verde (G) y la azul (B). Cuando las tres brillan al 100% (un valor de 255) la luz que percibimos es blanca. Cuando ninguna emite (0) vemos negro. Con valores intermedios de cada luz podremos conseguir los colores que queramos. Si copiamos los valores de rojo, verde y azul de cada color podemos usarlo en powerpoint para cualquier objeto: fondo, figura, texto…

Seleccionamos en Powerpoint el elemento que queremos modificar y pulsamos sobre el la flecha que hay junto al icono con forma de bote de pintura. Escogemos la opción “más colores” y ahí tendremos la posibilidad de introducir los valores de rojo, verde y azul para conseguir el color deseado. Si luego queremos volver a usar ese color podemos utilizar la herramienta cuentagotas, que copia el color de cualquier elemento de la diapositiva.

El noble arte de copiar

Supongamos que no te sirve ninguna de las opciones de kuler porque no lo ves claro. Pero has visto una página web que tiene los colores que a ti te gustan. Entonces puedes usar el plugin para firefox (esperemos que no sigas usando internet explorer) colorzilla. Este plugin se instala automáticamente y te permite conocer los valores RGB de cualquier color de la página. Sólo tienes que pulsar sobre el cuentagotas que aparece en la parte inferior de tu ventana y los valores de RGB apareceran al lado del icono. Ahora sigue las instrucciones del método anterior para copiar esos colores a tu powerpoint.

Algunas páginas con ejemplos para inspirarte son: cssremix, cssmania, bestwebgallery. Personalmente creo que funcionan muy bien en presentaciones los esquemas de color de las siguientes páginas: fubiz, odopod, alltop y alguna otra que se me olvida.

Ten en cuenta una ventaja muy importante de este método, y es que vas a ver la combinación de colores ya aplicada a un diseño, lo que te permite hacerte una idea mejor de cómo puede quedar. En internet la cultura de compartir está muy extendida y es raro que a alguien le parezca mal que copies su paleta de colores. De todas formas no estaría de más que le dejes un agradecimieto o pongas un enlace dándole crédito. Dicho esto…a copiar!