Esta primera serie de cosas que debes evitar en tus charlas está centrada en la filosofía de las presentaciones y su preparación. La segunda entrega de este artículo se centra en aspectos más técnicos y será publicada muy pronto en Neurobsesion. Estas son nuestras recomendaciones:

Hay tres elementos que hacen única tu charla: el presentador, el mensaje y el público. Las posibles combinaciones de estos factores hacen de cada presentación algo diferente. No es la misma charla la que darías a un grupo de estudiantes que la que darías a un grupo de pacientes.

Es muy importante orientar tu presentación al público al que va dirigida. Tienes que interesarte por el conocimiento previo que tienen del tema, ver cuáles son sus objetivos, y qué aspectos les pueden interesar en particular.

Por esta razón no es muy recomendable hacer refritos de charlas previas. Por un lado creamos una especie de monstruo de Frankenstein hecho de retales, con una estructura poco clara. Por otro damos una imagen de desinterés en el público, hay que hacer que se sientan un poco especiales.

Es muy práctico usar diapositivas de presentaciones anteriores, pero siempre con un formato y un contenido que encaje dentro de la estructura de la nueva, y siempre sin abusar de este recurso.

El máximo exponente de la “muerte por powerpoint” es presentar sentado de espaldas al público. Demuestra una concepción completamente errónea de lo que debe ser una charla o una sesión. Si lo que queremos es leer un documento en voz alta entonces es más eficaz darle a cada uno una copia del documento y que lo lea cuando le resulte más conveniente. Pero si queremos dar una charla uno de los principales valores es el contacto visual.

Las diapositivas son un apoyo que no puede sustituir nuestra presentación. Hay que presentar de cara al público y tener en cuenta que nuestras diapositivas son sólo un apoyo, no lo principal. Estamos acostumbrados a que los oradores paren su charla al cambiar de diapositiva, miren a la pantalla y luego nos expliquen diapositiva por diapositiva. Si mantienes el contacto visual con el público mientras expones tus argumentos, con las diapositivas pasando en un segundo plano conseguirás un efecto muy positivo, ya que será difícil distraer la atención de tu mensaje.  

Siguiendo la mentalidad anterior, un puntero láser es algo que habría que usar con mucho cuidado (y no me refiero al riesgo de dejar a alguien ciego). Si quieres destacar algo de tu powerpoint diséñalo desde un principio de forma que sobresalga. Por ejemplo: alguien pone una tabla de un articulo escaneada y señala con su puntero la séptima fila que es la que nos interesa. Desde 5 metros el texto casi no se lee así que ni siquiera te molestes. Cuando prepares la charla coge los datos de esa tabla y piensa en qué es lo que resulta interesante para tus oyentes. Una vez identifiques estos elementos piensa en cómo presentarlos de forma que lo importante destaque. La mejor forma de usar el puntero láser es hacer una presentación que no necesite de puntero. 

Actualización: Se me había olvidado comentar otro punto negativo del puntero, el temblor “presencial”. Es inevitable que estemos nerviosos al presentar, pero si además tenemos un puntero láser en las manos es muy probable que lo usemos más allá de lo necesario y estemos cada dos palabras apuntando como locos a las diapositivas. Esto ya distrae de por sí a la audiencia, pero si además movemos el puntero en sacudidas circulares podemos hipnotizarlos con facilidad. Estáis avisados.

No hay momento más angustioso que cuando empiezas tu charla y la presentación no carga. Si tu powerpoint sólo era un apoyo puede que seas capaz de salir a flote con dignidad. Si por el contrario tu powerpoint contiene todos los datos y tu charla depende por completo de estas diapositivas (porque eres un poco vaguete y no te las sabes) entonces más te vale preparar un plan B e incluso un plan C.

Cuenta con que uses el programa que uses tendrás que adaptarlo al ordenador y proyector donde vayas a presentar. Si no sabes qué sistema operativo, suite ofimática o resolución del proyector te vas a encontrar, entonces ponte en lo peor.

Si usas las últimas versiones de Office tendrás que usar el asistente de compatibilidad y guardar el archivo en formato powerpoint 97-2007, que será compatible con la mayoría de versiones de Office disponibles (así que nada de guardar en .pptx si no sabes seguro que en el ordenador donde presentas lo va a poder abrir). Si eres de Mac y usas Keynote (enhorabuena por tu buen gusto) tienes dos opciones: o presentas con tu portátil Mac (tendrás que comprar los cables adaptadores), o exportas tu presentación a formato powerpoint. Esta opción no es infalible, así que tendrás que comprobar cómo ha quedado abriéndola antes en powerpoint para no llevarte sorpresas. Como plan C yo siempre exporto todas las diapositivas a imágenes en formato .jpg, que muy mal tiene que darse la cosa para que no las pueda reproducir. 

Y tampoco está de más llevar dos lápices de memoria o guardar todas tus presentaciones en el dropbox. Tienes que estar preparado para cualquier catástrofe.

Muerte por Powerpoint

No se quién acuño el término “muerte por PowerPoint” por primera vez, pero describe perfectamente lo que está pasando en las aulas de nuestras facultades y en las sesiones de nuestros servicios. PowerPoint de Microsoft y sus alternativas (Apple Keynote, OpenOffice, Googledocs) son herramientas muy potentes que nos facilitan la misión de dar una charla. El problema está en que esa facilidad ha terminado por transformar nuestras conferencias en otra cosa.

Utilizamos tanto texto en nuestras diapositivas que lo que tendría que ser un apoyo se convierte en un sustituto. Incluso la forma en que hablamos cambia, llegamos a dar la espalda al público para leer nuestras diapositivas. Hasta tal punto desviamos la importancia hacia el powerpoint que en muchos congresos se piden las diapositivas para usarlas como documento escrito. Esto es un híbrido mal hecho entre charla y artículo, dos formas de comunicación con fines diferentes. El artículo está pensado para ser consumido con más tiempo,de manera que puede incluir más datos, ser más denso, con mejor estilo literario, los gráficos pueden ser más complejos… Las charlas suelen ser más breves, la información debería ser más visual, de forma que en dos o tres segundos se pueda asimilar toda la información de la diapositiva. Por esta razón los gráficos deberían ser más sencillos y el texto limitarse al imprescindible, sin embargo lo más frecuente es que tiremos por el camino del medio y no hagamos ni una cosa ni la otra.

Otro problema es la preparación. Al comenzar a preparar una sesión, en cuanto tenemos a mano algún artículo o revisión del tema de la charla empezamos a meter texto en Powerpoint, sin tener claro cómo va a encajar con el resto de la sesión. O bajamos imágenes de google y cuando alguna nos gusta le reservamos una diapositiva aunque no venga al caso. Nos tiramos enseguida a rellenar huecos, sin crear un esquema claro de lo que vamos a decir. Una charla es una historia, como una obra de teatro, una película o un libro. Debe tener su introducción, su desenlace y conclusión. Si nos dejamos llevar por el copia y pega la estructura no quedará clara.

Edward Tufte, gran experto en estadística y visualización de datos resumía sus consejos para dar presentaciones efectivas en la siguiente frase “Diseño simple, contenido intenso”. En Neurobsesión trataremos de explorar estos dos factores, tanto la búsqueda y análisis completo del contenido de nuestras sesiones, como la exposición de la forma más eficaz.

Presentation Zen

Siguiendo estos principios, el californiano Garr Reynolds comenzó en 2006 con su página PresentationZen, publicándo el año pasado su primer libro, del mismo nombre que el blog. Desde Japón, donde ahora vive, lleva tres años analizando el uso de Powerpoint en distintos ámbitos: la empresa, las universidades, la política.. centrándose casi siempre en el diseño de las diapositivas. Él dice que empezó su cruzada contra el uso incorrecto del Powerpoint al fijarse en un “Bento” a los pocos días de haberse trasladado a Tokio. Un Bento es un menú con entrantes, plato principal, postre, bebida… que viene empaquetado para que pueda comerse en cualquier sitio. Garr cuenta que un día viajaba en Metro y a su lado estaba sentado un ejecutivo Japonés que leía un taco enorme de hojas y al fijarse vió que eran diapositivas de powerpoint impresas, sólo texto sin imágenes. El mismo japonés llevaba un pequeño Bento, que le sorprendió por lo pequeño, compacto y eficaz que resultaba. Llevaba todo lo necesario y no sobraba sitio para nada más. Esa revelación le hizo pensar en la cantidad de información superflua que ocupa nuestras diapositivas, y cómo lo fundamental se diluye entre ellas. Si estáis interesados en este tema, PresentationZen es un recurso imprescindible, tanto su libro como su blog.

En el mundo de la Medicina, las presentaciones son diferentes al mundo de la empresa, y la carga de datos puede ser tan grande que nos cueste mucho hacerla más visual. Aunque a veces parezca imposible, detenerse antes de escribir nuestras diapositivas y pensar en el conjunto del mensaje puede ayudarnos a diseñar diapositivas más eficaces. A lo largo de una serie de artículos sobre la preparación de sesiones intentaremos dar nuestro punto de vista sobre el uso de PowerPoint con ejemplos y tutoriales. Además, si te interesa te recomendamos seguir estas páginas:

PresentationZen

Ted Talks

Duarte