Es posible que Al Gore no sea santo de vuestra devoción, pero es innegable que ha triunfado en el mundo de las presentaciones. Con su charla “Una Verdad Incómoda” consiguió un premio Oscar y un Nobel de la Paz. Yo me conformaría con disminuir el índice de bostezos, pero podéis aspirar a lo que queráis. En esta segunda entrega nos centraremos en 4 puntos importantes del diseño de las diapositivas. Si estás interesado en este tema puedes leer otros de nuestros artículos de la sección de tutoriales.

No pongas tanta letra. Y ponla más grande.

Mira esa presentación que acabas de preparar llena de diapositvas, cada una de ellas llena de lineas con un montón de información. Sentimos mucho aguarte la fiesta, pero hay algo que debes saber: hay una cantidad limitada de información que uno puede retener de una charla, y es muy probable que tu powerpoint se haya pasado de ese límite. Como presentador tienes que contar con ello y preguntarte ¿si el público sólo pudiera retener una idea de esta diapositiva, qué idea sería? La mayor parte de las veces puedes resumir esa idea en pocas palabras. Si no tienes más remedio que poner texto en una diapositiva deberías usar el mínimo de palabras que transmitan esa idea.

Hay un gurú de las presentaciones y de la comunicaciones llamado Guy Kawasaki que tiene una norma que podéis aprovechar: la regla del 10/20/30. Después de asistir a miles de charlas y presentaciones sintió una revelación y decidió evangelizar al resto de humanos sobre un mejor uso del powerpoint: el límite debería estar en 10 diapositivas, la tostada no debería durar más de 20 minutos y no debería contener ninguna fuente con un tamaño menor de 30 puntos. Según el bueno de Guy esto es el límite tolerable por el ser humano.

Cuando leí por primera vez esta regla me parecía imposible. Estaréis pensando en vuestra última sesión, que fácilmente podría responder a un 70/60/10. Está claro que una charla científica puede ser más compleja que una reunión rutinaria de una empresa, por lo que los límites pueden no ser tan estrictos. Sin llegar al extremo del 10/20/30, debemos tener en mente que charlas de más de 30 minutos suelen ser insufribles, y aunque necesitemos más de 10 diapositivas habría que mantener un número lo más reducido posible.

Lo que no es negociable es el tamaño de fuente. Menos de 30 puntos de tamaño hará que media sala se pierda el contenido de tus diapositivas. Si es imprescindible puedes dividir la diapositiva en varias, pero nunca seas tacaño con el tamaño de letra.

Quita esa horterada

El camino del maestro zen del powerpoint está lleno de peligros y tentaciones. Hay tantas opciones a nuestro alcance que es fácil caer en el exceso. Las animaciones y transiciones pueden darle un toque de distinción a tu presentación, pero de la misma manera puedes pasarte y crear un monstruo lento y vulgar. Lento porque a veces consumen más recursos del ordenador o porque tienes que esperar a que cada efecto acabe antes de pasar al siguiente. Vulgar porque la mayoría de efectos de powerpoint son de hace 10 años y no son precisamente el paradigma de la elegancia. Utiliza las mínimas imprescindibles y con la mayor sutileza posible.

Otras fuentes de “horterismo” en el powerpoint son los logotipos sobrecargados encabezando todas las diapositivas, los esquemas de color agresivos, tipografías inadecuadas, wordart, los cliparts de Microsoft, gifs animados… Huye de estas tentaciones, joven padawan. Si necesitas asesoramiento puedes leer nuestros artículos anteriores sobre cualquiera de estos temas.

Os repetimos uno de nuestros consejos de siempre: copia. Entra en páginas de webs con diseños que puedas utilizar para tu powerpoint. Fíjate en los carteles publicitarios, en las revistas, los periódicos, la infografía… Gente más experta en diseño que cualquiera de nosotros nos está chivando sus trucos en cada una de sus creaciones. Aprovéchalo, pero atribuye el mérito a quien lo merezca.

El tamaño importa

Ya hemos hecho referencia al tamaño de las imágenes en post previos, así que seremos breves. Cada archivo de imagen tiene un número de pixeles de información acumulados. A su vez cada proyector es capaz de mostrar una cantidad limitada de pixeles. Si tu imagen tiene más pixeles de información de los que es capaz de mostrar el proyector entonces la presentación tiene que cargar con un exceso de datos que no necesita. Esto es muy frecuente cuando usamos fotos hechas con cámaras digitales, que tienen cada vez sensores más sensibles y con más y más megapíxels. Este exceso no va a conseguir que se vea mejor, pero hará que la presentación fluya más lenta, a tirones, o incluso que se cuelgue.

El problema contrario es más evidente al ojo del público. Si pones imágenes con muy baja resolución y tratas de aumentarlas por encima de su tamaño máximo se verán “pixeladas” y eso, amigos, es muy cutre.

Si queréis saber más sobre el tamaño de imagen seguid este enlace a nuestro tutorial sobre adelgazamiento de powerpoints.

No seas chapucero

El diseño de una presentación no es sólo “tunear” un powerpoint cambiando los colores en el último momento o poner transiciones con confeti entre una diapositva y otra. Diseñar una charla es un ejercicio de planificación en el que constantemente debes preguntarte cuál es la mejor manera de trasmitir este mensaje a este público, y particularmente cómo hacerlo de forma más visual. Unos tendrán un talento artístico más evidente que otros, pero cualquiera puede hacer las cosas un poco menos chapuceras siguiendo unas pautas generales.

Al ojo humano le gustan los patrones, por eso cualquier diseño clásico sigue una rejilla o plantilla invisible que hace que de forma inconsciente las creaciones nos resulten ordenadas y agradables. No hace falta que creéis una plantilla muy compleja, pero con tratar de alinear los objetos de un conjunto y los márgenes de las diapositivas podríais daros por satisfechos. Mantener un estilo homogéneo a lo largo de una presentación ayuda a dar consistencia a la charla, así que no cambieis colores, tipografía y estilos cada diapositiva. Elegir el tipo de letra también es importante, así como el esquema de color. Dedicando un poco de tiempo a la planificación de estos aspectos podréis conseguir resultados más profesionales con poco esfuerzo.

Esta primera serie de cosas que debes evitar en tus charlas está centrada en la filosofía de las presentaciones y su preparación. La segunda entrega de este artículo se centra en aspectos más técnicos y será publicada muy pronto en Neurobsesion. Estas son nuestras recomendaciones:

Hay tres elementos que hacen única tu charla: el presentador, el mensaje y el público. Las posibles combinaciones de estos factores hacen de cada presentación algo diferente. No es la misma charla la que darías a un grupo de estudiantes que la que darías a un grupo de pacientes.

Es muy importante orientar tu presentación al público al que va dirigida. Tienes que interesarte por el conocimiento previo que tienen del tema, ver cuáles son sus objetivos, y qué aspectos les pueden interesar en particular.

Por esta razón no es muy recomendable hacer refritos de charlas previas. Por un lado creamos una especie de monstruo de Frankenstein hecho de retales, con una estructura poco clara. Por otro damos una imagen de desinterés en el público, hay que hacer que se sientan un poco especiales.

Es muy práctico usar diapositivas de presentaciones anteriores, pero siempre con un formato y un contenido que encaje dentro de la estructura de la nueva, y siempre sin abusar de este recurso.

No des la espalda

El máximo exponente de la “muerte por powerpoint” es presentar sentado de espaldas al público. Demuestra una concepción completamente errónea de lo que debe ser una charla o una sesión. Si lo que queremos es leer un documento en voz alta entonces es más eficaz darle a cada uno una copia del documento y que lo lea cuando le resulte más conveniente. Pero si queremos dar una charla uno de los principales valores es el contacto visual.

Las diapositivas son un apoyo que no puede sustituir nuestra presentación. Hay que presentar de cara al público y tener en cuenta que nuestras diapositivas son sólo un apoyo, no lo principal. Estamos acostumbrados a que los oradores paren su charla al cambiar de diapositiva, miren a la pantalla y luego nos expliquen diapositiva por diapositiva. Si mantienes el contacto visual con el público mientras expones tus argumentos, con las diapositivas pasando en un segundo plano conseguirás un efecto muy positivo, ya que será difícil distraer la atención de tu mensaje.  

Cuidadín con el puntero

Siguiendo la mentalidad anterior, un puntero láser es algo que habría que usar con mucho cuidado (y no me refiero al riesgo de dejar a alguien ciego). Si quieres destacar algo de tu powerpoint diséñalo desde un principio de forma que sobresalga. Por ejemplo: alguien pone una tabla de un articulo escaneada y señala con su puntero la séptima fila que es la que nos interesa. Desde 5 metros el texto casi no se lee así que ni siquiera te molestes. Cuando prepares la charla coge los datos de esa tabla y piensa en qué es lo que resulta interesante para tus oyentes. Una vez identifiques estos elementos piensa en cómo presentarlos de forma que lo importante destaque. La mejor forma de usar el puntero láser es hacer una presentación que no necesite de puntero. 

Actualización: Se me había olvidado comentar otro punto negativo del puntero, el temblor “presencial”. Es inevitable que estemos nerviosos al presentar, pero si además tenemos un puntero láser en las manos es muy probable que lo usemos más allá de lo necesario y estemos cada dos palabras apuntando como locos a las diapositivas. Esto ya distrae de por sí a la audiencia, pero si además movemos el puntero en sacudidas circulares podemos hipnotizarlos con facilidad. Estáis avisados.

No vayas sin un Plan B

No hay momento más angustioso que cuando empiezas tu charla y la presentación no carga. Si tu powerpoint sólo era un apoyo puede que seas capaz de salir a flote con dignidad. Si por el contrario tu powerpoint contiene todos los datos y tu charla depende por completo de estas diapositivas (porque eres un poco vaguete y no te las sabes) entonces más te vale preparar un plan B e incluso un plan C.

Cuenta con que uses el programa que uses tendrás que adaptarlo al ordenador y proyector donde vayas a presentar. Si no sabes qué sistema operativo, suite ofimática o resolución del proyector te vas a encontrar, entonces ponte en lo peor.

Si usas las últimas versiones de Office tendrás que usar el asistente de compatibilidad y guardar el archivo en formato powerpoint 97-2007, que será compatible con la mayoría de versiones de Office disponibles (así que nada de guardar en .pptx si no sabes seguro que en el ordenador donde presentas lo va a poder abrir). Si eres de Mac y usas Keynote (enhorabuena por tu buen gusto) tienes dos opciones: o presentas con tu portátil Mac (tendrás que comprar los cables adaptadores), o exportas tu presentación a formato powerpoint. Esta opción no es infalible, así que tendrás que comprobar cómo ha quedado abriéndola antes en powerpoint para no llevarte sorpresas. Como plan C yo siempre exporto todas las diapositivas a imágenes en formato .jpg, que muy mal tiene que darse la cosa para que no las pueda reproducir. 

Y tampoco está de más llevar dos lápices de memoria o guardar todas tus presentaciones en el dropbox. Tienes que estar preparado para cualquier catástrofe.

En la sección de tutoriales de hoy vamos a intentar ser un poco equitativos con Windows, para que no nos acuséis de habernos vendido a la manzana. Ya hemos hablado antes de los programas que consideramos imprescindibles en cualquier sistema, pero hoy os proponemos otras aplicaciones que destacan sobre el resto.

Picasa

La primera de todas es Picasa, de Google. Es un editor y clasificador de fotografías gratuito. Puede sonar un poco confuso, pero el programa es muy sencillo, y con sólo unos clics podrás retocar tus fotos, compartirlas, hacer montajes de video con ellas o publicarlas en un blog. Si eres de los que organizan sus carpetas de imágenes usando el sistema de carpetas de windows, haz el favor de seguir el enlace si quieres disfrutar de tus fotos digitales.

Texter

Seguimos con Texter. Si utilizas frecuentemente tu PC con windows para escribir es probable que haya muchas frases que tengas que repetir todos los días. Por ejemplo, si escribes muchos correos profesionales es probable que escribas tu firma con tus datos al final de estos mensajes. Si escribes tus propios informes en el hospital es posible que muchos de tus comentarios se repitan (o algunas palabras, escribir cientos de veces leucoaraiosis no es muy agradable). Con Texter podrás crear atajos a tu gusto para ahorrarte el trabajo de escribir estas frases o palabras. Puedes enseñarle para que cada vez que escribas “nbs” escriba por ti “neurobsesion.com”. ¡No me digáis que ahora no le veis la utilidad!
También es gratis, por cierto.

Everything

¿Os ha pasado alguna vez que intentáis buscar un archivo en vuestro PC y el ventilador empieza a hacer ruido como si el ordenador fuese a despegar? Parece que Windows está poniendo todo de su parte para encontrar tu archivo, pero en tu ventana no aparece nada. Everything es la solución. Ligero, rápido, sencillo, encuentra todos tus archivos y carpetas de forma casi instantánea (si, como el Mac). Apenas consume recursos de tu ordenador. Prueba y verás.

K-Lite codec Pack

Hoy en día no es nada fácil encontrar los códecs necesarios para abrir cualquier archivo, pero afortunadamente los usuarios de Mac tenemos Perian. Vaya, se me había olvidado que hoy Windows era la reina del baile. Bueno, pues que afortunadamente los usuarios de Windows tenemos K-Lite Codec Pack. Instálalo y no te preocupes más por los vídeos que no se reproducen. Y si tienes problemas, VLC nunca te dejará solo.

Paint.NET

Photoshop es uno de los mejores programas hechos jamás para un ordenador, pero es tan grande en todos los sentidos, que para algunos retoques sencillos preferiríamos usar alguna herramienta más práctica. Paint de windows está bastante obsoleto (de hecho prefiero el Mario Paint que tenía en mi Super Nintendo) y se nos quedará corto para la mayoría de estas tareas. Paint.NET está para estas cosas. Gratuito, con soporte para capas os permitirá hacer muchas de las cosas que podéis hacer con Photoshop sin gastar los 984 euros que vale su licencia.

Open Office

La alternativa gratuita y de código abierto a Microsoft Office ha ido mejorando con el paso de los años, y en su última versión puede decirse que es un sustituto a la altura del buque insignia de los de Redmond. Open Office tiene algunos problemas de estabilidad todavía (a mi se me ha colgado un par de veces) pero sirve para la mayor parte de las cosas para las que usarías Microsoft Office.

Os recordamos otros posts sobre aplicaciones imprescindibles:

Programas imprescindibles

Welcome to Apple

¿Qué coño es la nube?

Y si os interesan estos programas deberías pasaros de vez en cuando por lifehacker

El tutorial de hoy trata sobre el manejo de referencias bibliográficas usando sólo las herramientas que incorpora Word de Microsoft. Hay programas con los que podréis sacarle mayor partido, pero el uso básico es muy sencillo y os bastará para la mayoría de las ocasiones. Os recordamos tutoriales previso sobre este tema:

Gestores personales de referencias bibliográficas, por Pedro oliva
Tutorial sobre Pubmed y RSS
Pubmed para principiantes

Más que un tutorial lo de hoy va a ser un tour guiado. En el 2002 dos madrileños fundaron Filmaffinity, una página que aventuraba lo que años después sería generalizado en la web 2.0: los servicios de recomendaciones. Ya hemos comentado en este blog el caso de Last.fm, que después de espiar los gustos musicales del usuario le recomienda música nueva que le puede resultar interesante, basado en las recomendaciones de usuarios afines.

Filmaffinity está basada en un concepto similar. Uno comienza por registrarse como nuevo usuario, y el primer paso será empezar a votar películas. Para eso lo más cómodo es seleccionar los Tours de votación. Están divididos por géneros y décadas. En unos minutos habréis votado decenas de películas, y vuestra base de datos irá dibujando un perfil que se ajuste de forma cada vez más fiel a vuestros gustos cinematográficos.

Por ejemplo, a mí me gustan las películas buenas, sean del género que sean. Supongo que como a todos. Pero es que hay algunas películas malas que también me encantan. Sobre todo si son de ciencia ficción, de zombies, de acción, de miedo (menos las de niños japoneses), y cualquiera en la que salga Bill Murray . Ya se que no es muy cool y no me deja en muy buen lugar como intelectual, pero yo no puedo evitar disfrutar con la cabeza de Arnold Schwarzenegger a punto de estallar en Desafío total, la banda sonora hortera de Vangelis en Blade Runner o cualquier fotograma del Ejército de las Tinieblas. Soy así de simple.

El problema es que si estrenan en el cine una película de zombies en la que sale Bill Murray y quiero saber si me gustará, no tengo más remedio que abrir el periódico, buscar en la sección de críticas cinematográficas y leer cómo un garrulo dice que Zombieland es una fantasmada, que hay demasiada sangre, o que no soporta al bueno de Bill. Yo quiero la opinión de otro fan de Sam Raimi como yo que me diga cuánta sangre, que tal hecha está, si los zombies convencen, si las frases de Murray están a la altura, si me descargaré la banda sonora cuando llegue a casa o cómo de guapa es la chica.

El fuerte de filmaffinity es que te pone en contacto con tus almas gemelas. Busca aquellos que tienen gustos similares a los tuyos (por increíble que parezca) y te recomienda películas que les han gustado pero que tú todavía no has visto. Así puedes llegar a disfrutar de películas que no sabías ni que existían, y que además tienen muchas papeletas para convertirse en tus favoritas. También puedes hacer listas, y ver los trailers de las películas que se estrenan. El catálogo es enorme y abarca desde el cine más clásico hasta películas que todavía no han llegado a nuestras pantallas, así como series de TV. Todas estas características han hecho de filmaffinity una de las 100 páginas más visitadas de nuestro país. Ya sabéis, si tenéis gustos tan desviados como los nuestros (Sergio está muy callado pero también es amigo de lo extraño), entonces filmaffinity es vuestro nuevo hogar. Bienvenidos.

¿No has podido resistirte y has mordido la manzana? Si eres el afortunado poseedor de un nuevo Mac este artículo es para tí. Si no, puedes echar un vistazo para ir preparándote para el que será tu próximo ordenador. Estas son las aplicaciones imprescindibles para el que comienza su andadura con el nuevo sistema operativo de los de Cupertino.

Perian

Seguro que eres un pirata delincuente y estás descargándote películas o series de internet. Pues que sepas que muchas de esas películas están codificadas con códecs que no son compatibles con Quicktime, el programa de video por defecto en el mac. lo único que tienes que hacer para no volver a preocuparte y que todo funcione sin problemas es descargar este programa gratuito. Abre el programa instalador y dale a todo que sí.

VLC y movist

VLC es el reproductor todoterreno también disponible para mac. Para aquellos que el tándem Quicktime+Perian se os quede corto ,VLC es el tope de gama de los reproductores, y eso que es gratuito. Movist es otro reproductor de estilo más maquero que también es gratuito. Ideal para ver series con subtítulos.

Quicksilver

Es el número uno de los programas en el mac. Una vez que te acostumbres a usarlo no habrá vuelta atrás. ¿Qués es lo que hace? Pues es como una especie de lanzador de aplicaciones. Está siempre en un segundo plano, y con una combinación de teclas “lo llamas”. Escribes las primeras letras del programa que quieras y le das al enter. En tres “teclas” habrás llegado a tu meta. No sólo sirve para abrir programas, también puedes cambiar el tamaño de imágenes, su formato, enviar múltiples archivos de una carpeta a otra, a una cuenta de correo… Imprescindible. Si os interesa os recomendamos el blog Thinkwasabi, que le dedica una sección en exclusiva a Quicksilver. Además tiene una sección para Switchers, los que acabáis de pasaros a Apple.

Papers

Algún día dedicaremos un tutorial a estas herramientas, lo prometo. Mendeley es gratuita, y colaborativa además. De todas formas yo prefiero Papers. Es una especie de iTunes pero de artículos científicos. Te permite tener ordenada toda tu librería de pdfs, buscar artículos, crear colecciones, subrayar… Además los creadores son dos biólogos Holandeses que en sus ratos libres mientras preparaban sus tesis desarrollaron este programa. Hay una versión de prueba gratuita durante 30 días, a ver si os convence.

Unrarx

Hay otros programas para descomprimir pero este es gratuito, sencillo y no suele dar muchos problemas, así que se ha hecho un hueco en nuestra lista desde la época de Tiger.

Evernote

También para Evenote tenemos planeado un tutorial, ya que sólo con un párrafo no podemos explicar toda su potencia. Es una de las aplicaciones más espectaculares para aquellos que tienen un smartphone, pero también la versión de escitorio es útil por sí misma. Puedes coger notas con la cámara de tu teléfono o tu ordenador, escribir notas de texto o de voz, y todas ellas se envían a tu perfil de evernote, al que podrás acceder desde cualquier ordenador conectado a internet. También puedes compartir tus notas con otros evernoteros. Un chuletario 2.0.

Viejos conocidos

Previously en Neurobsesion hemos hablado de varias joyas que también están presentes en el Mac: Dropbox, Spotify, Skype, Firefox o Chrome. Son buenos, bonitos y gratis.

Iserial y serial box

Los piratas no respetan nada. Hay gente que ya ni siquiera se molesta en bajar los programas piratas, sino que descarga la versión de prueba de un programa desde la página de su creador, busca su número de serie y desbloquea la versión de prueba. No apoyamos estas tácticas, así que no os diremos de dónde descargar iSerial con el SerialBox.

Después de un mes de Abril poco productivo volvemos con nuestra serie de tutoriales de Powerpoint. El cajón de transiciones de powerpoint ha ido creciendo con el paso de los años y la aparición de nuevas versiones. Ahora hay muchas transiciones espectaculares (y en Apple Keynote todavía más) para usar en nuestras sesiones. De todas formas su uso indiscriminado puede tener un efecto egativo distrayendo al público del mensaje de nuestra charla. Nosotros, que somos muy atravesados, hemos decidido hacer un tutorial sobre las transiciones más antiguas. Trata de cómo usar alguna de las transiciones más clásicas del repertorio de una forma más visual para mejorar nuestra presentación. Si te interesa el tema te dejamos estos enlaces a nuestros tutoriales anteriores:

Herramientas básicas

Powerpoint: cómo bajar de peso

Pon color en tus diapositivas

Tipografía para médicos

Muerte por Powerpoint